No dia 27 de agosto de 2025, a Receita Federal publicou a Nota Orientativa EFD-Reinf 01/2025, documento que traz informações essenciais para os contribuintes sobre quais certificados digitais são aceitos para a assinatura dos arquivos da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf).

A medida visa garantir segurança, clareza e padronização no processo de envio das informações fiscais, evitando erros e inconsistências que possam gerar penalidades.

Certificados digitais permitidos

O documento estabelece, de forma detalhada, quais tipos de certificados podem ser utilizados por diferentes categorias de contribuintes:

• Pessoa física (CPF): poderá utilizar o e-CPF próprio ou o e-CPF/e-CNPJ do procurador eletrônico.
• Pessoa jurídica (CNPJ raiz): está autorizada a usar o e-CNPJ da matriz, o e-CPF do representante legal ou ainda os certificados do procurador eletrônico.
• Órgãos da Administração Pública Direta Federal: podem utilizar tanto o e-CNPJ da matriz quanto certificados do representante legal ou procuradores, além do e-CNPJ da própria filial, quando aplicável.
• Empresas com situação cadastral baixada por incorporação, fusão ou cisão total: devem utilizar o certificado da empresa sucessora. Caso esta também esteja baixada, será válido o certificado da última sucessora registrada.

Essas regras trazem maior segurança jurídica e operacional, evitando dúvidas na hora da transmissão dos arquivos.

Procedimentos no e-CAC

Outro ponto importante da Nota Orientativa EFD-Reinf 01/2025 é a orientação sobre o uso do portal e-CAC. Em alguns casos, como quando o envio é feito por responsável legal, procurador ou empresa sucessora, será necessário acessar a opção “Alterar Perfil de Acesso”, localizada no canto superior direito da plataforma. Esse ajuste garante que a transmissão seja validada corretamente pela Receita Federal.

Importância para os contribuintes

A publicação da nota reforça a necessidade de atenção das empresas e profissionais de contabilidade às mudanças constantes do SPED. A clareza sobre os certificados digitais aceitos é fundamental para evitar atrasos, rejeições de arquivos e até multas por descumprimento de prazos.

Além disso, a possibilidade de utilização de procurações eletrônicas amplia a flexibilidade, permitindo que escritórios contábeis ou representantes legais atuem em nome dos contribuintes de forma totalmente regularizada.

Conclusão

A Nota Orientativa EFD-Reinf 01/2025 representa um avanço importante na simplificação e segurança do processo de escrituração digital. Ao definir claramente os certificados digitais aceitos e os procedimentos a serem seguidos no e-CAC, a Receita Federal oferece mais segurança aos contribuintes e garante maior confiabilidade nas informações prestadas.

Para empresas e profissionais que lidam com o SPED, é essencial estar atualizado e seguir rigorosamente essas orientações, assegurando a conformidade fiscal e evitando riscos desnecessários.